Elektronische verwerking

Laatst bijgewerkt op 1078 dagen geleden door Marcel Ziemerink

Overheden communiceren veel, zowel met burgers als met elkaar. Bij het communiceren vindt overdracht van informatie plaats. Bij elektronische verwerking gaat het erom om deze informatie elektronisch te verwerken. Dit kan alleen maar indien de informatie ook elektronisch aangeleverd wordt. Om de informatie elektronisch aan te leveren zijn afspraken nodig tussen de partij die de informatie aanlevert, en de partij die de informatie verwerkt.

Aan elektronisch verwerking zitten voordelen en nadelen. Een overzicht van de belangrijkste voordelen en nadelen worden hieronder gegeven.

Voordelen

Voordeel voor de organisatie

Voordelen van elektronische verwerking voor de organisatie kunnen zijn:

  • Door informatie elektronisch te verwerken kunnen routine taken door computers geautomatiseerd worden. Indien dit op een juiste wijze gebeurd is de kans op foutieve verwerking kleiner dan handmatige verwerking. Computers zijn, in tegenstelling tot mensen, immers erg goed in het foutloos uitvoeren van herhalende taken.
  • Elektronische verwerking van informatie gaat veel sneller dan handmatige verwerking. Hierdoor kan de doorlooptijd van de verwerking gereduceerd worden
  • Elektronisch verwerking kan goedkoper zijn dan handmatige verwerking. Dit geldt vooral voor taken die vaak voorkomen en waarbij de verwerking aan strikte regels onderhevig is. Door deze taken te automatiseren hoeft er immers minder personeel ingezet te worden op deze taken.
  • Elektronische verwerking kan routinetaken uitvoeren waardoor dit niet meer door personen gedaan hoeft te worden. Personen kunnen in plaats daarvan helpen bij het uitvoeren van meer uitdagende taken.

Voordeel voor burgers

Naast voordelen voor de organisatie kunnen er ook verbonden zijn aan elektronische verwerking voordelen voor burgers:

  • Doordat de organisatie in staat is informatie elektronisch te verwerken kan de doorlooptijd worden verkort. Hierdoor worden burgers uiteindelijk sneller geholpen.
  • Indien een burger informatie elektronisch kan aanleveren, is deze in de regel niet gebonden aan openingstijden. Hierdoor kan een burger de informatie aanleveren op het moment dat het hem of haar het beste uitkomt.

Nadelen

Nadeel voor de organisatie

Nadelen van elektronische verwerking voor de organisatie kunnen zijn:

  • Om informatie elektronisch te verwerken, moet de informatie worden aangeleverd in een bepaald formaat. Dit kan op meerdere manieren gebeuren, elk met zo zijn nadelen:
    • doordat de organisatie alle benodigde aangeleverde informatie die niet in het juiste formaat wordt aangeleverd zelf gaat transformeren naar het juiste formaat. Een voorbeeld hiervan is het automatisch scannen van binnengekomen post, waardoor geschreven post elektronische beschikbaar komt en verwerkt kan worden. Een dergelijke vorm van transformeren brengt vaak kosten met zich mee.
    • doordat er expliciete afspraken worden gemaakt over het formaat tussen de leverancier van informatie en de verwerker van de informatie. Het maken van dergelijke interoperabiliteitsafspraken kan vaak moeizaam zijn, met name wanneer het afspraken tussen organisaties betreft.
  • Om informatie elektronisch te verwerken moet de benodigde infrastructuur beschikbaar zijn. Dit betekent dat de organisatie computers en de nodige verwerkingsprogramma’s aan moet schaffen en beheren.
  • Elektronische verwerking kan onderzekerheid bij een deel van het personeel veroorzaken omdat, in hun perceptie, een deel van hun taken worden overgenomen door computers.

Nadeel voor de klant

Nadelen van elektronische verwerking voor de klant kunnen zijn:

  • Er zijn groepen burgers die moeite hebben met het elektronisch aanleveren van informatie. In hun perceptie gaat de organisatie een verminderd dienstverleningsniveau aanbieden als alles elektronisch moet. Een voorbeeld hiervan zijn de PIN automaten van banken, en de kaartjesautomaten van de NS. Deze worden niet door alle groepen burgers even hoog gewaardeerd.

Wanneer elektronische verwerking?

Iedere organisatie zal voor zichzelf moeten besluiten welke taken elektronisch plaats zouden moeten vinden, en welke afwegingen hieraan ten grondslag liggen. De trend is dat steeds meer overheden gebruik maken van elektronische verwerking. Dit vanwege de efficiencyvoordelen voor de organisatie en de vermindering van de doorlooptijden voor de burger. Dit geldt ook voor ketendiensten, waarbij ketenpartners gezamenlijk afspraken maken over de elektronische verwerking van gegevens.

De overheid stimuleert elektronische verwerking van gegevens. Dat doet hij onder meer door basisregistraties elektronisch te ontsluiten en door elektronische formulieren te ontwerpen. Bovendien eist de overheid met ingang van 2010 dat facturen elektronisch verstuurt en verwerkt kunnen worden.

Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers